Desde las pequeñas empresas hasta las grandes multinacionales, tanto los proyectos ya establecidos como los nuevos emprendimientos comparten un objetivo común: proporcionar a sus clientes el mejor servicio posible. En un mundo donde la inmediatez y la personalización son imperativos, este desafío se vuelve aún más crucial. En este post, exploraremos qué es una centralita virtual y cómo puede ser una herramienta clave para lograr un servicio al cliente excepcional.
Descubre qué es una centralita virtual
Una centralita virtual es un sistema basado en telefonía VoIP. A diferencia de lo que ocurre en la telefonía tradicional, este tipo de centralita funciona mediante la conexión a internet y no requiere de una gran cantidad de equipo, ya que es software que funciona a través de la nube. Esto supone la libertad de que las personas que atiendan el teléfono puedan estar en distintas ubicaciones geográficas. Todas las funciones están accesibles mediante un panel de gestión, haciendo sencillos todos los procesos.
Este sistema, a diferencia de las centralitas tradicionales:
- No tiene una instalación inicial
- Se consume en modelo de pago por uso
- Los terminales están conectados en remoto
- El mantenimiento se realiza en remoto
- El partner mantiene operativa la centralita
- Permite trabajar desde cualquier lugar
¿Cómo funciona una centralita virtual?
En un servicio de centralita virtual el software gestiona todas y cada una de las llamadas entrantes a un número de cabecera y las organiza, derivándolas a determinadas extensiones o a las líneas telefónicas que se desee, independientemente de si son fijas o móviles. Gracias a ello, los empleados pueden estar ubicados en distintas zonas geográficas, lo que se adecúa a la actual situación laboral de modelos de trabajo en remoto o híbridos. A qué extensión o número de teléfono se desvía la llamada se puede configurar fácilmente desde el panel. Además, el número de extensiones es ilimitado.
Una centralita virtual es un sistema telefónico que opera en la nube, lo que significa que no requiere de hardware físico en las instalaciones del usuario. Su funcionamiento se basa en una PBX (Private Branch Exchange) alojada en la nube, que gestiona todas las llamadas entrantes y salientes. Los componentes básicos de una centralita virtual incluyen la PBX en la nube, que actúa como el cerebro del sistema, enrutando las llamadas a través de Internet. Los dispositivos de usuario, como teléfonos IP, aplicaciones móviles y softphones, se conectan a la centralita virtual a través de Internet para realizar y recibir llamadas. Los proveedores de servicios desempeñan un papel fundamental en la configuración y mantenimiento de la centralita, proporcionando la infraestructura necesaria y gestionando las actualizaciones y soporte técnico continuo para garantizar un funcionamiento óptimo del sistema.
Una centralita virtual facilita a los equipos mucha información sobre llamadas y clientes, además de integrarse con el CRM, posibilitando realizar una gran cantidad de operaciones.
En el caso de LCRcom, la centralita en la nube se aloja, mantiene y despliega en nuestra propia nube, aportando así la seguridad y estabilidad de un proveedor como nosotros. En cuanto a los componentes, hay que destacar la flexibilidad que proporciona este modelo, ya que el usuario final puede comunicarse desde distintos dispositivos, entre los que se encuentran el terminal de sobremesa, despliegues de telefonía Dect profesional, aplicaciones de PC, web o móvil. Para ello es necesario conectarse a internet de banda ancha para usar los servicios desde cualquier lugar del mundo. Desde LCRcom Grupo Aire proporcionamos también un servicio de conectividad y recomendamos utilizar ambos servicios para garantizar la calidad del funcionamiento de la centralita virtual.
Además, las herramientas de telefonía también incorporan prestaciones de colaboración para el día a día de los usuarios como comunicación interna, videollamada, compartición de ficheros o chats individuales o grupales. Todo ello para fomentar y agilizar las interacciones tanto internas como externas.
En todo este proceso, el papel del partner para utilizar una centralita virtual es importante, ya que puede proporcionar al cliente las herramientas de gestión de manera que sea lo más autónomo posible en lo que se refiere a la personalización y mantenimiento de los servicios.
Ventajas de una centralita virtual
Con respecto a una centralita tradicional, las ventajas de una centralita telefónica virtual son las siguientes:
- Reducción de costes operativos y de inversión inicial: no tiene costes de hardware, memoria, capacidad, almacenamiento, licenciamiento, consumo eléctrico o hosting. Plataforma, funcionalidades completas y actualizadas, todo incluido
- Flexibilidad y escalabilidad para adaptarse al crecimiento de la empresa: adapta el servicio del cliente de manera ágil, personalizando la configuración a medida y
de manera instantánea. Plataforma de configuración web para un servicio siempre disponible. - Integración fácil con otras herramientas de comunicación y aplicaciones de negocio: mejora la productividad corporativa al unir la telefonía al resto de herramientas de trabajo.
- Posibilidad de trabajar desde cualquier lugar con acceso a Internet: conecta todas las sedes y da servicio registrando cualquier usuario esté donde esté.
- Mejora en la gestión de llamadas y en la experiencia de cliente.
- Facilidad de mantenimiento y actualización.
- Mayor seguridad y privacidad de las comunicaciones: en el caso de la MeetIP, tenemos capacidad de conectar cualquier dispositivo con soporte VoIP y mantener seguras todas las comunicaciones del usuario mediante protocolos de encriptación.
- Acceso a funciones avanzadas como IVR (respuesta de voz interactiva), grabación de llamadas, y colas de llamadas.
- Mejora en la movilidad del personal gracias a la posibilidad de usar el software desde distintos emplazamientos conectados mediante internet.
- Informes y análisis detallados sobre el uso y rendimiento de las comunicaciones, algo indispensable para medir los resultados obtenidos.
En definitiva, en la actualidad es más que recomendable, necesario que las empresas utilicen una centralita virtual a la hora de gestionar las llamadas entrantes, con el fin de ofrecer la mejor experiencia de atención al cliente posible. A nivel interno, facilita a los equipos mucha información sobre llamadas y clientes, además de integrarse con el CRM, posibilitando realizar una gran cantidad de operaciones. En este sentido, nuestra MeetIP es un gran aliado a la hora de plantear las comunicaciones de una empresa, por todas las funcionalidades avanzadas que ofrece y su facilidad de puesta en marcha. Pero si aún tienes dudas, puedes leer sobre cómo elegir una centralita virtual y tomar la mejor decisión.
